Télétravail — Réussir à être productif depuis chez soi

Avec la montée en puissance du coronavirus et les mesures prises par la Confédération, nous vivons une période particulière et inédite. Le télétravail progresse depuis de nombreuses années en Suisse, de par sa flexibilité et son efficacité. Mais la situation actuelle donne au télétravail une autre dimension, puisque des dizaines de milliers, voire des centaines de milliers de personnes se sont subitement mises à travailler depuis la maison — parfois sans aucune préparation.

Cet article explore les aspects essentiels qu’il faut mettre en place pour réussir la transition vers le télétravail. 

Table des matières

  1. Les avantages du télétravail
  2. Travailler dans de bonnes conditions à domicile
  3. Organisation du télétravail
  4. Les outils digitaux — la technologie de notre côté
  5. L’exigence de transparence et de proactivité dans la communication
  6. Conclusion

1. Les avantages du télétravail

Le télétravail n’est pas une fatalité, mais une opportunité. Commençons donc par les avantages du télétravail, comparé avec le travail au bureau. 

La suppression du trajet quotidien

Un avantage incontestable et important du télétravail consiste dans l’inexistence du temps de voyage pour rejoindre son bureau

Vous pouvez faire le calcul vous-même pour estimer le temps économisé chaque jour. Dans mon cas, je dois marcher jusqu’à la gare (10 minutes), faire un trajet en train (18 minutes), marcher encore 7 minutes et finalement m’installer à mon bureau. Il faut compter en tout en moyenne plus de 40 minutes depuis le moment où je pars de chez moi et le moment où je suis assis devant mon écran, prêt au combat. De plus, il faut répéter l’opération pour rentrer le soir. Cela fait un total d’environ 1h20 par jour. Je pense être dans la moyenne.

Ce temps n’est pas complètement perdu. Mais pour être honnête, il n’est pas non plus passé à faire des activités d’une utilité foudroyante.

Depuis environ trois semaines, je travaille à la maison. Cela me libère plus d’une heure par jour, sans que je ne perde une minute de mon temps de travail. Une heure de libre pour dormir plus, faire de l’exercice, ou prendre le temps de déjeuner avec ma famille. 

Élimination des séances interminables et inutiles

Je n’ai rien contre les séances de travail productives. Bien au contraire.

Mais il est indéniable que le télétravail a la vertu non négligeable de réduire le nombre et la durée des séances inutiles.

Un contexte flexible

Le fait de pouvoir travailler depuis chez soi possède d’autres avantages, en tout cas du point de vue de la personne qui travaille à la maison. L’employeur est souvent moins enthousiasmé parce qu’il ne peut pas vérifier que la personne travaille effectivement. 

Pour le collaborateur, le télétravail offre une plus grande flexibilité dans l’organisation de sa journée. Il peut adapter son horaire selon ses conditions et sa situation, afin d’allier au mieux vie professionnelle et vie familiale notamment. 

Pour l’employeur, la question cruciale qui le ronge est celle de savoir si ses employés, qu’il continue de payer, ne sont pas en train de regarder des films sur Netflix la moitié de la journée en mangeant du pop-corn et en répondant de temps en temps à un email en parallèle. La réponse à cette question est de mesurer la contribution des collaborateurs en fonction du travail produit lui-même, plutôt que par le nombre d’heures qu’ils ont timbrées. Mais c’est sans doute le sujet d’un autre article.

2. Travailler dans de bonnes conditions à domicile

Le télétravail comporte également des désavantages ou du moins des zones de risques, qui peuvent conduire à une productivité suboptimale.

Pour travailler de manière productive depuis chez vous, vous aurez besoin d’un endroit  où travailler tranquillement (espace de travail), d’un équipement adéquat et un rythme qui fonctionne.

Votre espace de télétravail

Le but est de trouver le meilleur endroit possible pour travailler chez vous, ce qui veut dire — la plupart du temps — l’endroit le plus calme. 

Une fois dans ma vie, lorsque j’habitais à Neuchâtel (ma patrie et la plus belle ville du monde), il y avait une sorte de chambre-réduit à l’étage, à l’extérieur de notre appartement, que j’avais aménagé en bureau. C’était le paradis. J’étais à mon bureau en une minute et aucun de nos enfants n’osait s’aventurer à l’extérieur de notre appartement pour envahir mon bureau. 

Si vous avez des enfants à la maison ou simplement si d’autres êtres humains vivent dans le même espace que vous et ne sont pas eux-mêmes plongés dans la joie immersive du télétravail, il est fort possible que les choses soient plus compliquées, en termes de gestion des interruptions, que lorsque vous travaillez au bureau. 

Mon idée est qu’il vaut mieux aménager votre espace de télétravail dans une pièce lointaine, laide, dans un sous-sol sans fenêtre, mais le plus à l’abri possible des bruits et des envahisseurs potentiels. Si vous avez un salon avec vue sur les Alpes qui respire le calme et la sérénité des heures durant chaque jour, cela fonctionnera également très bien, j’en conviens. Mais il ne faut pas sous-estimer toutes les mesures possibles pour être au calme et décourager les envahisseurs potentiels. 

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L’équipement essentiel

  • Une connexion internet surpuissante
  • Un ordinateur (si possible portable)
  • Un écran externe
  • Un téléphone portable
  • Un casque avec micro intégré
  • Un bureau ou une table pour poser le tout
  • (Une chaise peut également être utile)

La connexion internet surpuissante est fondamentale, car si internet ne fonctionne pas bien, le télétravail est condamné à l’inefficience. C’est pourquoi cela fait sens, dans une période comme celle que nous vivons maintenant, de monter votre plan pour la connexion internet au maximum possible chez votre fournisseur et vérifier que votre installation wifi ou cablée soit optimale. Vous pouvez essayer de négocier avec votre employeur qu’il vous paie la différence avec votre plan actuel — après tout, vous êtes en train de mettre une partie de votre maison à sa disposition sans lui demander de payer quoi que ce soit, y inclut votre connexion internet existante, et c’est dans son intérêt que vous puissiez travailler dans de bonnes conditions.

Un ordinateur portable devrait vous permettre de goûter plus profondément à la joie de travailler dans différents endroits de votre maison à différents moments de la journée. Certains travaux seront accompli avec plus d’aisance sur un bureau, mais répondre à des emails (pour ceux qui les utilisent encore couramment) peut aussi être accompli depuis d’autres endroits dans votre maison. 

Un écran externe, installé sur votre bureau principal de travail, est un atout fondamental, surtout si vous travaillez avec plusieurs applications en parallèle ou si vous allez gérer des calls en vidéoconférence tout en prenant des notes et en travaillant sur d’autres fichiers. Si vous n’avez jamais essayé d’utiliser plusieurs écrans en même temps… c’est le moment de commencer (mais je vous préviens qu’il n’y a pas de retour en arrière).

De simples écouteurs de téléphone vous permettront de survivre aux longues conférences calls ou appels téléphoniques qui sont le propre du télétravail, mais seul un casque réducteur de bruit (pour ma part, j’ai un Bose QuietComfort) vous permettra de ne pas entendre les bruits à proximité, comme ceux, par exemple, engendrés par d’autres êtres humains courant en rond de manière irrationnelle d’un air joyeux en prétendant être des pirates à la recherche d’un trésor.

Un rythme qui fonctionne

Il est certainement tentant de rester au lit dans son pyjama et de commencer sa journée avec son ordinateur portable posé sur un coussin. Cela dit, cette approche risque de poser des problèmes de productivité assez rapidement. 

Il faut être réaliste. L’être humain a besoin d’un rythme.  

Pour ma part, cela m’aide d’avoir un horaire de départ précis auquel je vais commencer à travailler, à mon bureau. De plus, le fait d’avoir un horaire avec des moments de travail permet de poser des limites et des attentes réalistes de la part des autres personnes qui habitent avec vous. Il faut avoir un système pour distinguer les moments où vous êtes disponible et ceux où vous ne l’êtes pas, sinon vous ne pourrez pas travailler sérieusement. 

De plus, il faut faire des pauses. Sinon vous allez sombrer dans l’apathie cérébrale. 

3. Organisation du télétravail

Les employeurs doivent garantir l’organisation du télétravail et une bonne gestion du personnel à distance pour que tout le monde travaille efficacement. C’est d’ailleurs dans leur intérêt que leurs employés sachent ce qu’ils doivent faire, pour éviter qu’ils ne tournent en rond et ne sombrent dans une inefficience chronique.

Certes. Pourtant, le travail à distance fonctionne différemment du travail au bureau, où une part importante de la communication passe par des interactions directes, en présence. Et cela implique une responsabilité plus grande de la part de l’employé: celle d’entrer dans une attitude plus proactive. 

L’élément le plus important — et le plus difficile — est que le collaborateur qui travaille depuis chez lui doit proactivement aller chercher l’information et être certain qu’il est en train de travailler sur les bonnes choses et de la bonne manière, puisqu’un nombre important de feed-back organiques, liés au fait de partager le même espace de travail, vont tout simplement disparaître.

Quelques points à clarifier avec votre employeur:

  • Quelles sont les attentes en termes de disponibilité directe au téléphone/vidéoconférence durant la journée? (Horaires des repas, garde des enfants, etc.) 
  • Quel est le temps de réponse attendu pour un email, un message instantané, etc.?
  • Comment est-ce que le suivi des étapes des projets en cours va se faire?
  • Selon quels principes faut-il prioriser les tâches à faire?
  • Comment est-ce que le temps de travail est décompté?

Ce ne sont que quelques exemples. Nous allons aborder ce type de points plus en profondeur dans la section suivante, qui porte sur les outils digitaux qui pourront vous aider à mieux gérer le travail à distance.

4. Les outils digitaux — la technologie de notre côté

Le télétravail est fondé sur internet, mais plus spécifiquement, il est fondé sur la possibilité de communiquer à distance et, grâce aux technologies cloud, de travailler en temps réel dans les mêmes fichiers et dans le même contexte qui est toujours à jour. 

L’utilisation de solutions fondées sur le cloud et supportant la collaboration en temps réel est la clef de voûte d’une stratégie de télétravail productive.

Nous explorons ici quelques outils utiles qui permettent de travailler efficacement à distance. 

Les messageries instantanées

L’email est une technologie ancienne, lente et souvent confuse. 

Elle est lente, car il faut attendre plusieurs secondes, parfois plusieurs minutes avant d’avoir un feed-back des autres. Cela signifie que c’est un outil qui ne peut pas se rapprocher d’une communication synchrone dont la densité est pourtant fondamentale pour traiter les détails des opérations. 

Les emails créent aussi souvent une confusion car ce qui est dit et à qui les choses sont dites n’est pas toujours transparent. Un email est envoyé à plusieurs personnes, mais l’une de ces personnes ne répond qu’à son destinataire qui lui réplique en mettant dans la boucle d’autres personnes mais en oubliant certaines qui étaient dans son premier message. À la fin du processus, plus personne ne sait qui a vu quoi. 

Les messageries instantanées, comme Telegram ou WhatsApp, sont des outils largement supérieurs aux emails pour la communication au sein d’une entreprise, d’une équipe ou en lien avec un projet spécifique. Il existe également des solutions professionnelles payantes comme Slack, qui ont pourtant le désavantage de demander plus de temps pour s’habituer à leur fonctionnement, un peu plus complexe. En particulier, la fonctionnalité la plus utile des messageries instantanées est celle de pouvoir créer des groupes dédiés — des fils de conversations distincts — dans lesquels il est possible d’inviter des personnes spécifiques. Cela permet d’avoir un endroit clairement défini où la communication d’une équipe ou d’un projet a lieu. Ce lieu est transparent, tout le monde sait que la communication a lieu dans ce contexte et c’est facile de retrouver l’historique de communication qui est continu, sans être enchevêtré dans d’inutiles signatures d’email et autres métadonnées superflues.

L’application Telegram est supérieure à WhatsApp pour plusieurs raisons, dont l’une des plus importantes est qu’elle est fondée sur un cloud ce qui permet d’ouvrir une session de manière indépendante de votre téléphone sur votre ordinateur (ou tout autre terminal). Cela signifie que vous pouvez installer Telegram sur votre ordinateur, y ouvrir une session et intégrer réellement Telegram dans votre flux de travail. 

Fonctionnalités importantes des messageries instantanées:

  • Communication plus transparente grâce aux groupes
  • Beaucoup plus fluide que les emails
  • Possibilité de faire facilement des messages vocaux
  • Communication instantanée = très rapide

Chez Ethos Digital, en interne, nous ne nous écrivons jamais d’email. Les seuls emails qui transitent à l’interne chez Ethos Digital sont des emails que nous avons reçus et que nous trouvons judicieux de transférer.

Notre communication normale, par défaut, est fondée sur Telegram. Nous avons plusieurs groupes, ce qui nous permet d’avoir chaque conversation avec les personnes qui doivent être incluses dans la conversation en question. 

Telegram est gratuit, disponible sur mobile, tablette, ordinateur et plus encore.

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Les vidéoconférences

Une solution fonctionnelle et robuste de vidéoconférence est importante lorsque l’on travaille à distance, comme c’est le cas pour nous depuis les mesures liées au coronavirus. Nous n’avions pas une solution dédiée stable chez Ethos Digital et ce n’est pas dans nos habitudes de recommander quelque chose que nous ne connaissons pas bien. Nous n’avons donc pas une recommandation unique. Mais nous avons utilisé Zoom depuis environ trois semaines et nous avons fait une bonne expérience. Pourtant, il faut noter qu’une série de problèmes de sécurité liés à la protection des données ont été largement discutés récemment sur internet en lien avec Zoom. Ce n’est donc sans doute pas (en ce moment du moins) la meilleure solution pour des conversations dont le contenu doit rester hautement confidentiel, à moins de faire attention aux paramètres de sécurité utilisés dans l’application Zoom.

Google Hangouts est aussi une solution, mais je la trouve moins intuitive pour gérer les sessions et semble moins intéressante en termes de fonctionnalités plus complexes. Il existe une foule d’autres solutions robustes. 

Avantages de la vidéoconférence:

  • Permet une communication plus personnelle grâce à la vidéo, ce qui est important lorsque l’on ne se voit plus en vrai
  • Permet le partage d’écran, ce qui permet d’avoir une base visuelle pour une discussion efficiente

Fichiers en temps réel

Le cloud permet à plusieurs personnes de travailler en temps réel dans des fichiers qui sont toujours à jour. Que cela soit pour un document écrit ou pour une feuille de calcul de type Excel, il est fondamental de pouvoir travailler avec des documents qui évoluent en temps réel. 

Chez Ethos Digital, nous utilisons Google Suite, avec Google Docs pour les documents écrits, Google Sheets pour les feuilles de calcul et Google Slides pour les présentations (similaire à PowerPoint). L’infrastructure cloud de Google est extrêmement robuste, accessible et simple à utiliser.

Les comptes payants Google Suite permettent d’intégrer des normes de sécurité très élevées — Google tient le haut du pavé au niveau mondial en termes de sécurité. 

Avantages du travail dans des documents cloud en temps réel:

  • Évite tous les problèmes de versions du document
  • Permet de travailler à plusieurs dans le même document en même temps et en voyant ce que les autres sont en train de faire
  • Permet une grande transparence, puisque les documents sont toujours disponibles dans leur dernière version à jour

5. L’exigence de transparence et de proactivité dans la communication

Travailler à distance signifie qu’une part importante de la communication directe, personnelle, a disparu. Elle ne peut tout simplement pas avoir lieu. Il en découle un effort supplémentaire de la part des managers pour suivre le travail des collaborateurs et un effort de proactivité de la part des collaborateurs pour tenir leurs collègues et supérieurs au courant de leur travail. 

Le principe de transparence est fondé sur l’idée que par défaut, toutes les informations sont accessibles aux collaborateurs, afin qu’ils puissent s’informer eux-mêmes et résoudre le plus de questions et problèmes eux-mêmes de manière autonome. Le principe de transparence est l’inverse du principe sécuritaire qui voudrait que personne ne doive avoir accès à certaines informations parce que cela ne lui sera peut-être pas utile. Le principe de transparence part du principe que tout doit être ouvert, sauf dans les cas où il y a des raisons que cela ne soit pas le cas. 

Le principe de proactivité signifie que chaque collaborateur est responsable de communiquer régulièrement sur l’avancement des choses qu’il est en train de faire. Le principe de proactivité est l’inverse d’un mutisme digital qui conduirait à ce que le travail se fasse en isolation — ce qui conduirait forcément à des erreurs et à du travail inutile. 

La gestion de la sécurité et de la protection des données

De nombreuses entreprises, en particulier en Suisse, ont des réticences à transitionner vers des solutions cloud à cause de la sécurité des données. Outre le mythe — tenace — qu’une donnée stockée sur un serveur situé géographiquement en Suisse serait moins hackable qu’une donnée sur un serveur étranger — les craintes sont souvent de nature émotionnelle, non fondées sur une analyse sérieuse des risques en termes de sécurité. 

Pour prendre l’exemple que j’ai étudié en profondeur, les données situées sur Google Drive sont par défaut largement plus sécurisées que des données se trouvant sur des serveurs situés dans les locaux d’une entreprise. Mais ceci est une discussion plus large — et complexe au niveau technique et juridique. Les risques les plus importants proviennent en général du comportement de collaborateurs qui ne connaissent pas ou ne prennent pas au sérieux une série de principes à suivre en matière de sécurité des données. 

Il est absurde d’avoir des réticences à passer toutes vos données sur un cloud à haute sécurité si vous n’avez même pas implémenté des règles strictes et vérifiables dans la gestion des mots de passe de vos collaborateurs.

Certains secteurs entiers sont bien entendu soumis à des normes de sécurité très strictes, par exemple dans les domaines médicaux ou bancaires. Mais pour une PME qui ne détient pas des données dont la divulgation relève du droit pénal, les risques sont faibles, si les choses sont mises en place selon les règles de l’art. 

Gestion des mots de passe

Afin de permettre une sécurité optimale pour vos collaborateurs ou pour vous-même en tant que collaborateur, l’utilisation d’un gestionnaire de mots de passe est essentielle. 

Un gestionnaire de mots de passe permet de générer des mots de passe complexes et uniques pour tous les services en ligne que vous utilisez. Un mot de passe robuste doit faire au moins 8 caractères de long, comporter au minimum une majuscule, une minuscule, un caractère spécial et un chiffre et ne pas contenir de mots qui existent. 

Chez Ethos Digital, nous utilisons Dashlane, qui nous permet en outre de:

  • Gérer le partage sécurisé de mots de passe entre collaborateurs
  • Facilite les actions de login dans le navigateur
  • D’auditer la sécurité des mots de passe utilisés par les collaborateurs

Gestion de projet

Pour gérer les projets avec leurs multiples tâches, assignées à diverses personnes, avec leurs deadlines et leurs statuts, ainsi que les détails et fichiers nécessaires pour les réaliser, un software de gestion de projet, robuste et agile, fondé sur le cloud, vous permettra d’atteindre un degré de clarté et une transparence très utile pour mener vos projets complexes à distance. 

Ethos Digital utilise depuis plus d’une année Monday, qui est devenu un outil digital central de notre écosystème. Monday nous permet de rester à jour sur l’avancement de nos projets et de suivre s’ils vont se terminer à temps, dans le cadre prévu initialement.

Décompte des heures

Un dernier type de software fondé sur le cloud qui peut être très utile est une solution pour suivre les heures de travail. Dans notre cas, nous utilisons Harvest, qui nous permet de décompter nos heures de travail pour nos clients et nos heures internes facilement. 

Quelques avantages d’un logiciel de décompte d’heures:

  • Vous pouvez voir qui est en train de travailler et sur quoi à un moment donné
  • Vous pouvez avoir des statistiques sur les heures de travail par tâches/projets
  • Si vous facturez des clients pour du travail horaire, vous pourrez simplifier votre processus de facturation, en l’automatisant en partie

Cela dit, il est important de pouvoir transitionner d’un mode d’évaluation de la performance du travail des collaborateurs fondé sur le nombre d’heures à un mode fondé essentiellement sur l’output, le résultat réel et concret du travail. 

Conclusion

Cet article n’est qu’une brève introduction à quelques aspects importants du télétravail, que nous avons tirés essentiellement de notre expérience personnelle, mais aussi de lectures et d’échanges avec d’autres entreprises qui travaillent régulièrement à distance. 

Énormément de salariés sont présentement tenus de pratiquer le télétravail à cause des événements actuels. Nous espérons que cet article pourra vous aider, que vous soyez employé ou employeur, à optimiser votre système de travail à distance.

Je suis convaincu que le télétravail est là pour rester et que la situation actuelle va contribuer à en diffuser plus largement l’usage. 

Nous sommes à votre disposition si vous avez besoin d’aide pour choisir et mettre en place les bons outils digitaux pour que votre entreprise parvienne à demeurer et même devenir plus productive en cette période particulière.

4 commentaires

  1. Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur l’organisation du télétravail sans oser le demander … Bravo pour ces informations d’une utilité évidente! Merci pour les exemples d’outils avec des explication claires sur leur avantages et inconvénients. Je cours me réfugier à la cave pour travailler à l’abri des pirates sur la piste de leur trésor!

  2. Très intéressent votre article sur le télétravail et l’organisation de celui-ci.
    J’hésite de retourner à mon bureau ou rester dans cette pièces à la maison avec une grande fenêtre à ma droite qui donne une vue splendide sur Villars-sur-Glâne et Matran.
    l’être humain est sociable et le télétravail peut avoir des conséquents psychiques voir la dépression.
    Il est 1h50 du matin …vous voyez d’être confinée à la maison, il n’y a plus de discipline !

    1. Merci pour ton commentaire Zari !
      Le télétravail présente des avantages et des désavantages. Il faut réussir à trouver son propre rythme de travail et c’est un processus et des habitudes à prendre.
      Mais la situation semble s’améliorer de jour en jour. On pourrait alors envisager d’adopter le télétravail en complément des jours au bureau. Avec cette crise, nous nous sommes plus familiarisés avec ce mode de travail maintenant.

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